出纳不能保管会计档案的核心原因是避免财务舞弊风险,确保内部控制的独立性。 根据《会计法》规定,出纳与会计档案保管属于不相容职务,必须分离以形成相互监督机制。关键风险点包括:出纳可能篡改档案掩盖资金问题、缺乏岗位制衡导致贪污漏洞、违反“钱账分管”基本原则,具体原因如下:
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法律强制规定:《会计法》第三十七条明确禁止出纳兼任会计档案保管,要求会计机构内部建立稽核制度。该条款旨在通过职责分离防止单一人为操控财务全流程,例如出纳若同时管理档案,可能涂改凭证或销毁收支记录以掩盖资金挪用。
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内部控制失效:会计档案记录企业经济活动的原始凭证和账目,出纳直接经手现金收支。若由出纳保管档案,相当于既掌握资金流动又控制核算依据,失去多环节审核的牵制作用。典型案例包括虚报报销金额、伪造银行对账单等行为将难以被发现。
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舞弊风险激增:不相容职务合并会创造舞弊条件。例如出纳可修改员工工资发放记录侵吞差额,或通过调整应收账款明细侵占客户付款。分离保管能确保账务修改需多人协作,大幅提高舞弊难度。
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审计与合规障碍:会计档案是税务稽查和外部审计的核心依据。出纳保管可能导致档案完整性受质疑,甚至引发监管处罚。企业需通过独立档案管理证明财务数据的不可篡改性。
总结:出纳与会计档案保管的分离是财务安全的底线要求。企业应通过系统权限隔离、定期轮岗核查等措施强化执行,同时借助数字化工具实现操作留痕,兼顾效率与合规性。