档案管理流程可归纳为以下五个核心环节,结合权威性和时效性信息整理如下:
一、档案收集与整理
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部门移交 :各部门或分公司按年度(如1月)将文书档案移交档案室,需填写移交清单并由部门领导签字确认。
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分类装订 :档案管理员对文件进行分类、组卷、录入目录、编写案卷题名,最后装订成册。
二、档案入库与保管
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入库登记 :整理好的档案经核对后入库,并分类上架,同时更新电子目录。
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长期保管 :技术档案由技术部自行建档并报档案室备案。
三、档案借阅管理
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申请审批 :借阅人需填写《文件借阅申请单》,经部门负责人、办公室主任、主管领导审批后方可借阅。
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归还检查 :借阅到期后,档案室核对文件完整性并注销手续,同时登记归还信息。
四、档案查询与销毁
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查询流程 :申请人提交申请,经多级审批后,档案室提供文件查阅服务。
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销毁程序 :需提出书面申请,经审核批准后方可实施销毁,并登记销毁记录。
五、监督与保障
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督办机制 :未按时移交的部门需向上级领导汇报,由档案室督办直至完成。
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质量检查 :移交档案时需检查案卷质量,确保分类规范、装订牢固。
以上流程整合了权威来源中的核心步骤,可根据实际需求调整细节。