档案遗失说明书的撰写需要根据遗失档案的类型和用途进行具体说明，以下是通用模板及注意事项：

一、基本结构模板

1. 档案基本信息

   • 档案名称（如学历档案、团组织档案等）

   • 档案编号（如有）

   • 形成时间

   • 主要内容概述

   • 保管单位

2. 遗失原因说明

   • 机构或个人保管不当

   • 突发情况（如火灾、盗窃等）

   • 其他特殊原因

3. 遗失影响说明

   • 对工作/学习的影响（如就业、晋升受阻）

   • 对个人权益的影响（如社保、党籍）

4. 声明与承诺

   • 已尽最大努力寻找但未果

   • 如有复印件或信息将及时提供

   • 对造成的影响表示歉意并承担相应责任

5. 联系方式

   • 本人或单位联系方式（电话、邮箱）

二、注意事项

1. 格式规范

   • 使用A4纸，标题居中，字体清晰可辨

   • 语言简洁明了，避免模糊表述

   • 加盖单位公章以增强可信度

2. 内容真实性

   • 所有信息需与身份证、学历证明等材料一致

   • 遗失原因需具体可查，避免空洞陈述

   • 承诺部分需符合法律法规，避免过度承诺

3. 附件补充

   • 可附上相关证明材料（如单位调查函、寻档记录）

   • 学生档案需特别说明与高校的关系

三、不同类型档案的补充说明

• 学生档案 ：需注明入学时间、院系专业、团组织关系转接需求

• 团组织档案 ：需包含入团时间、团籍信息及补卡申请

• 人事档案 ：需关联劳动合同、工资流水等材料

四、示例参考

学生团组织档案遗失说明

"本人[姓名]，[年级][班级]学生，于[入团时间]加入中国共青团。因[保管不当]导致团组织档案遗失，现向[学校名称]申请补办。此档案是团员身份的重要依据，对个人发展有重要影响。本人已承诺配合学校调查，并承担相应责任。"

通过以上模板和注意事项，可规范撰写档案遗失说明书，确保内容完整、法律效力。