外单位人员的差旅费入账需根据费用性质、合同约定及税法规定进行分类处理，具体如下：

一、核心处理原则

1. 费用归属判断

   • 若差旅费与业务直接相关（如审计、技术指导等），可计入“管理费用”“研发费用”或“销售费用”。

   • 若与业务无关（如私人宴请），应计入“营业外支出”。

2. 增值税抵扣限制

   • 交通、住宿费：仅当合同明确由企业承担且取得合规发票时，可抵扣进项税。

   • 餐饮费：无论发票合规性，均不得抵扣。

二、具体会计处理

1. 可抵扣费用

   • 住宿费 ：若合同约定由企业承担，且取得增值税专用发票，可抵扣进项。

   • 交通费 ：企业承担且符合规定的费用可抵扣。

2. 不可抵扣费用

   • 餐饮费、个人消费类住宿费（如交际应酬）：不得抵扣。

三、企业所得税处理

• 可税前扣除 ：明确由企业承担且与生产经营相关的差旅费，可在税前扣除。

• 业务招待费限制 ：若费用属于交际应酬，需按业务招待费标准（不超过当年销售（营业）收入的5‰或实际发生额的60%）扣除。

四、操作建议

• 合同明确 ：签订合同时需明确差旅费承担方式及报销流程，避免税务争议。

• 凭证规范 ：要求对方提供合规发票，并妥善保管相关单据以备审计。

五、注意事项

• 差旅费科目设置 ：企业可增设“公司外边报销”科目，分类记录交通、住宿等费用。

• 税务备案 ：自制差旅报销制度需报税务局备案后方可执行。