公文收文处理流程通常包含以下七步,具体如下:
一、签收
-
核对文件信息
逐件清点文件,核对来文单位、文号、日期、密封性等,确保文件完整无损。
-
签字盖章
在送文登记本或回执上签字或盖章,并注明签收时间,明确交接责任。
二、登记
-
详细记录
在收文登记簿中录入文件来源、去向、密级、标题、份数、分送范围等关键信息。
-
建立档案索引
为后续查询和管理奠定基础,便于快速检索。
三、初审
-
内容审核
阅读公文,理解处理要求,判断紧急程度和重要性。
-
提出处理意见
对需办理的文件标注承办部门、时限;需阅知的文件明确阅知范围。
四、分办与传阅
-
分送承办部门
根据领导批示将文件转交相关科室或人员办理,需直属单位办理的文件由秘书科转送。
-
限时传阅
通过办公室或办公厅传递文件,确保传阅对象及时阅知,避免漏传或延误。
五、催办与查办
-
定期督促
对承办部门进行跟踪检查,要求定期反馈办理进度。
-
问题处理
对超时未办的文件进行催办,必要时协调其他部门协助解决。
六、答复与反馈
-
及时回复
办理完成后在规定时限内向来文单位反馈结果,需抄送相关单位。
-
记录存档
将办理结果附在原文件后归档,便于后续查考。
七、归档与销毁
-
整理归档
按分类标准将文件装订成册,填写归档目录,确保文件完整。
-
规范销毁
无保存价值的文件按保密规定销毁,登记销毁清单。
注意事项 :
-
所有环节需严格遵循保密规定,尤其是涉及“三密”文件;
-
签收和登记需双人核对,确保责任明确;
-
紧急文件需标注优先级并限时办结。