部门档案管理制度及流程是规范档案管理、保障档案安全与有效利用的重要规范。以下是综合多个权威来源整理的核心内容：

一、总则

1. 目的 ：规范档案收集、整理、保管、利用等流程，确保档案完整、准确、系统，服务公司发展。

2. 适用范围 ：涵盖公司各部门形成的具有保存价值的文件、合同、会议记录等。

二、职责分工

1. 行政人事部

   • 负责公司档案集中管理、制度执行与监督检查；

   • 建立健全档案管理制度，组织培训与考核；

   • 负责档案销毁审批与监销工作。

2. 部门负责人

   • 本部门档案第一责任人，确保文件材料及时归档；

   • 配合行政人事部完成档案移交、鉴定等任务。

3. 档案管理人员

   • 负责具体档案整理、分类、编号；

   • 建立《文件管理记录目录》，实现档案信息化管理。

三、档案收集

1. 日常收集 ：部门经办人员及时整理形成文件，编制《部门管理记录目录》；

2. 定期移交 ：每季度结束后次月25日前将原件移交行政人事部，电子文件同步归档；

3. 特殊文件 ：重要合同、协议等需单独归档并标注密级。

四、档案整理与标识

1. 分类原则 ：按文件类型（文书、合同、科研等）、形成规律和价值等级分类；

2. 编号规则 ：编制唯一档号，包含来源、门类、分类体系等信息；

3. 物理存放 ：纸质文件按编号顺序装入文件盒，电子文件与纸质档案同步备份。

五、档案保管

1. 保管期限 ：根据文件性质确定保管年限，一般文书档案5-10年，项目档案5年等；

2. 安全措施 ：纸质档案存放在防火、防潮、防盗的档案柜中，电子文件加密存储；

3. 权限管理 ：严格限制档案借阅，仅限授权人员查阅，借阅需登记审批。

六、档案利用与销毁

1. 利用流程 ：填写《档案借阅审批单》，经批准后当面交接，借阅期限不超过15个工作日；

2. 销毁程序 ：无保存价值的档案需经法定代表人批准，登记造册后统一销毁；

3. 保密要求 ：涉及商业秘密的档案需单独管理，解密后按普通档案流程处理。

七、监督与考核

1. 定期检查 ：行政人事部定期对部门档案管理进行监察，发现问题及时整改；

2. 绩效考核 ：将档案管理纳入部门绩效考核体系，明确责任与奖惩机制。

八、附则

1. 法律依据 ：遵循《档案法》等法律法规，确保档案管理合规性；

2. 信息化建设 ：档案管理应与信息化系统同步，提高检索效率。

通过以上制度与流程的规范，可有效保障部门档案的安全性、完整性和可用性，为公司的决策与运营提供有力支持。