档案管理实施细则是规范文件收集、整理、存储和利用的系统性规则,其核心在于确保档案的完整性、安全性与高效检索。关键亮点包括:分类标准化(明确归档范围与保管期限)、流程精细化(逻辑归档与物理归档双轨并行)、技术适配性(电子档案兼容性管理)以及安全管控(灾备与权限隔离)。
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分类与整理规范
实施细则要求按全宗号、年度、分类号等要素统一编号,文本类与多媒体档案需附带元数据。例如,电子文件需标注形成日期、密级,并同步备份查看软件,确保长期可读性。 -
归档双轨制
支持逻辑归档(实时网络移交)与物理归档(脱机载体存储),后者需刻录至一次性写光盘并保留至少五年。移交时需解密、解压,并附带XML格式的元数据封装。 -
电子档案安全管理
采用三套存储制(封存、查阅、异地),定期抽检载体兼容性,每四年转存磁性载体数据。库房需控温(17℃—20℃)、防磁,且系统更新时同步迁移档案格式。 -
利用与保密平衡
开放利用需通过拷贝或指定地点阅读,保密档案禁止联网调用。数据库文件需附结构说明书,代码字段需转为汉字以确保信息可用性。
提示: 实施中需定期更新作者资质、补充最新法规(如《档案法实施条例》),并通过权限分级、灾备演练动态优化流程。