我国财政部会计档案管理规定的核心是规范化、电子化、全流程监管,旨在通过《会计档案管理办法》(财政部 国家档案局令第79号)统一全国会计档案标准,明确归档范围、保管期限、销毁程序及电子档案合法性,为企业和管理部门提供可操作性框架。
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归档范围全覆盖
会计档案包括会计凭证(原始凭证、记账凭证)、会计账簿(总账、明细账等)、财务会计报告(月报、年报等)及其他辅助性资料(如银行对账单、纳税申报表)。电子会计档案在满足系统可读性、防篡改等6项条件时,可仅以电子形式保存。 -
保管期限分层管理
定期保管分为10年(如银行对账单)和30年(如会计凭证、账簿),年度财务会计报告等需永久保存。固定资产卡片需在资产报废后保留5年,未结清债权债务凭证不得销毁。 -
电子档案合规要求
电子会计档案需来源真实、系统可追溯,并采取区块链备份、元数据管理等技术确保安全。外部接收的电子资料需符合《电子签名法》规定。 -
移交与销毁严控流程
会计档案临时保管不超过3年,移交需编制清册并检测电子档案完整性。销毁需经单位负责人、档案及会计部门三方签字,监销过程全程记录,涉密或未结清事项档案单独留存。 -
责任与罚则明确
单位需建立档案管理制度,违规者按《会计法》《档案法》处罚。跨区域或行业机构可制定细则,但不得低于国家最低标准。
会计档案管理不仅是合规要求,更是企业风险防控的基石。从原始凭证校验到电子档案加密,每一步都在为审计、并购等场景积累可信依据。建议定期核查档案状态,结合新技术升级管理工具,确保档案全生命周期可追溯。