公司档案管理办法及实施细则的核心内容可归纳为以下五个方面,结合权威性高、时效性新的信息源整理如下:
一、总则与原则
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管理目标 :规范档案管理,保障档案真实、完整、安全,服务公司经营发展。
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管理原则 :集中统一管理(由办公室统筹),分级负责(部门设专/兼职档案员),依法合规操作。
二、管理体系与职责
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管理架构 :实行“2+1”体制,包括公司档案室、子公司档案室及特别档案室(如绝密档案室)。
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职责分工 :办公室负责统筹规划与监督,各部门指定档案员负责材料收集、整理及移交。
三、文件材料的形成与归档
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形成要求 :文件材料需由承办部门或人员及时整理,不得分散保存。
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归档流程 :年度12月31日前移交档案室,经检查、分类后存档,采用纸质与电子双载体管理。
四、档案的保存与维护
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保存条件 :区分全宗、年度分类存放,配备专用装具,定期清理核对档案。
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安全保障 :建立防火、防盗措施,对破损档案及时修补或复制。
五、档案的利用与保密
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利用权限 :员工在权限内可查阅档案,跨部门查看需审批。
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保密管理 :档案管理人员需遵守保密制度,严格限制档案外借。
注 :不同企业可根据实际情况调整具体实施细则,建议优先参考《档案法》及相关政策法规。