会计档案整理归档的核心方法是“顺其自然、单件归档”,需按年度-保管期限分类,确保电子与纸质档案同步管理,并严格遵循销毁流程。 关键操作包括:逐件编号装订、区分永久/定期保管、电子档案四性校验(真实性、完整性、可用性、安全性),以及跨部门监销制度。以下是具体要点:
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分类与装订
会计档案按凭证、账簿、报告、其他四类整理。凭证按月装订,厚度不超过2厘米;账簿需保留原装订或活页编页;报告按年报、季报等分类。电子档案需符合《电子签名法》并备份,元数据需同步移交。 -
编号与盖章
每件档案首页加盖档案章,填写件号、年度、保管期限(永久/30年/10年)。同一保管期限年度内连续编号,新增档案补号归档。电子档案需通过系统检测后方可接收。 -
装盒与目录
不同保管期限档案分盒存放,盒脊标注信息。目录需含件号、责任者、题名、页数等,一式两份(盒内与检索夹各一)。电子档案需建立与纸质档案的检索关联。 -
移交与保管
会计部门临时保管1年后移交档案部门,最长不超3年。移交需附清册,电子档案需格式检测。出纳不得兼管档案,借阅需审批登记。 -
鉴定与销毁
到期档案由档案、财务、审计部门联合鉴定。销毁需编制清册,单位负责人签批,监销人员核对签字。未结清债权债务凭证单独留存。
提示:定期更新档案管理系统,确保符合最新行业标准(如DA/T 39-2008),并培训人员熟悉电子档案安全操作。