联系档案部门核查

当档案工作人员怀疑档案存在问题时，应按照以下步骤处理：

一、初步核查与沟通

1. 现场核查

   档案工作人员应首先对疑似问题档案进行现场核查，确认问题的具体表现形式（如信息错误、材料缺失、装订不规范等）。

2. 与档案保管人沟通

   了解档案形成背景、修改记录及日常工作流程，判断问题是否与工作疏忽或材料不规范导致。

二、问题分类与处理

1. 信息填写错误

   • 填表阶段错误 ：若为表格填写错误，需由本人重新填写或提供正确证明材料（如身份证、户口本、工作证明等）。

   • 后期修改错误 ：需向组织部门说明情况，提供佐证材料（如原始文件、单位证明）配合更正。

2. 材料缺失或失效

   • 材料缺失 ：及时联系档案材料提供部门（如学校、原单位）补发，无法补发的需通过调查函等法律程序补全。

   • 材料失效 （如过期证件）：需核实信息真实性，按流程申请补办或激活。

3. 装订或保管问题

   若档案装订不规范或存在物理损坏，需由档案部门按规范重新装订或修复。

三、流程规范与法律依据

1. 填写申请表

   需填写《档案变更申请表》，明确修改原因、内容及证明材料清单。

2. 提交审核

   将申请表及证明材料提交至档案核发地人事部门或档案馆，等待审核通过。

3. 法律保障

   根据《中华人民共和国档案法》第十四条、第十七条等规定，档案工作人员有义务保证档案真实性，若因故意或重大过失导致档案损毁，需承担相应责任。

四、特殊情况处理

• 姓名、出生日期不符 ：需提供公安机关出具的更名或出生日期核实证明，确保档案信息与身份证一致。

• 材料矛盾 ：如学历、工作经历矛盾，需提供权威机构（如学历认证机构、单位人事部门）出具的证明材料。

注意事项

• 个人不得擅自修改档案，所有变更需经组织部门核准。

• 涉及个人信息变更的，应及时通知本人并配合办理。

• 若对处理结果有异议，可向档案主管部门申诉。

通过以上步骤，档案工作人员可规范处理疑似问题档案，确保档案信息的准确性和完整性。