撰写供应商送货不及时申诉信时,应明确责任、提供具体证据,并表明改进措施,以促成问题的快速解决。以下为详细步骤:
1. 明确责任,简洁陈述问题
在申诉信的开头,直接指出供应商送货延迟的具体情况,例如:
“贵司于[日期]应交付的[货物名称]至今未送达,已超出合同约定的[交货日期]X天。”
2. 提供具体证据
列出与问题相关的证据,如合同条款、交货单据、物流信息等:
“根据双方签订的合同第X条,贵司应于[日期]前完成交货。截至[日期],货物仍未送达。请查收我方提供的物流追踪信息(单号:[单号])和合同复印件。”
3. 说明延迟对自身的影响
详细描述延迟交货对自身业务或生产的具体影响,增加申诉的说服力:
“由于贵司的延迟交货,我方生产线已停工X天,导致订单交付延迟,客户投诉增加,并造成直接经济损失[金额]元。”
4. 提出合理解决方案
根据情况提出解决方案,例如赔偿、折扣或重新安排交货时间:
“为减少我方损失,建议贵司在[日期]前完成交货,并赔偿因延迟交货造成的经济损失。”
5. 表明改进措施和未来合作意愿
表明希望与供应商建立长期合作关系,并提出改进建议:
“希望贵司能够加强内部管理,确保交货及时性。未来合作中,建议贵司提前提交交货计划,以便我方提前安排生产。”
6. 保持语气正式且礼貌
在整个申诉过程中,保持正式、礼貌的语气,避免情绪化表达,以促进问题的顺利解决。
总结
通过明确问题、提供证据、说明影响、提出解决方案,并保持礼貌语气,您可以撰写一封高效的申诉信,促使供应商尽快采取行动解决问题,同时维护双方的合作关系。