自制原始凭证是指由企业或单位内部自行填制、用于记录经济业务发生情况的原始单据,具有法律效力且必须包含关键交易信息。这类凭证是会计工作的基础依据,需符合真实性、完整性和规范性要求。
-
核心特征
- 内部编制:由经办部门根据实际业务填写(如领料单、工资表),区别于发票等外来凭证。
- 必备要素:需明确记载交易双方、时间、内容、金额及经办人签字,缺失任一要素可能导致凭证无效。
- 流程关联性:通常与审批流程绑定,例如费用报销单需经主管签字确认。
-
常见类型
- 一次性凭证:如收料单,仅记录单笔业务;
- 累计凭证:如限额领料单,可汇总多笔同类业务;
- 汇总凭证:如工资分配表,对多个一次性凭证进行整合。
-
使用规范
- 禁止涂改:金额、日期等关键信息修改需加盖更正章;
- 保存期限:一般需留存30年,涉及重大资产的凭证需永久保存;
- 电子化趋势:通过财务系统生成的电子凭证(如ERP单据)同样具有法律效力,但需符合《电子签名法》要求。
提示:业务人员填制时应核对数据准确性,财务人员需定期抽查凭证合规性,避免因凭证问题引发税务风险或审计争议。