企业名称+项目名称+文件类型
档案盒案卷题名是档案管理中用于标识卷内文件内容的核心要素,其填写需遵循规范性和系统性原则。以下是关于案卷题名的详细说明:
一、基本构成要素
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企业名称
需完整填写企业全称,确保与档案所属单位一致。
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项目名称
明确标注档案所对应的具体项目,如“新产品研发报告”“污水处理厂建设工程”等。
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文件类型
简洁说明卷内文件的主要内容,例如“工艺竣工图”“财务报告”等。
示例 :
“南通市通州区东沙污水处理有限公司 污水处理厂建设工程 工艺竣工图”
二、填写规范要求
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避免冗长
题名需简洁明了,原则上不超过50字,避免堆砌文件名或单位全称。
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格式规范
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使用全称而非简称(如“公司名+项目名”)。
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多个文件并列时,可用顿号分隔(如“政策文件+调研报告”)。
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责任者标注
若卷内文件由特定部门或人员编制,需在题名中体现(如“研发部”)。
三、注意事项
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与文件名区分
案卷题名需独立于文件名,避免直接使用文件名(如“研发报告”)。
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动态调整
若项目进展中文件内容发生变化,应及时修订案卷题名以保持准确性。
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检索优化
采用“责任者+项目+文件类型”的结构,便于后续检索和分类。
四、示例对比
不规范案卷题名 | 规范案卷题名 |
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项目报告 | 公司名+项目名+文件类型 |
污水处理图 | 南通市通州区东沙污水处理有限公司+污水处理厂建设工程+工艺竣工图 |
通过规范填写案卷题名,可有效提升档案管理的效率与准确性,便于长期保存与检索。