原始凭证应由经办人员填制,这是确保经济业务真实性和可追溯性的核心要求。经办人员作为直接参与或执行经济业务的主体,对业务细节最为了解,由其填制原始凭证能有效保证凭证内容的准确性、完整性和合法性,同时明确责任归属。以下是关键要点:
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经办人员的直接参与性
经办人员是经济业务的直接执行者或见证者,能够真实记录业务发生的时间、内容、金额等关键信息,避免因第三方填制导致的误差或信息缺失。例如,采购人员需在发票上签字确认货物验收情况,出差人员需填写差旅费报销单并附行程证明。 -
责任明确与合规性保障
凭证填制后需由经办人签名或盖章,形成责任追溯链条。若后续审计或核查发现问题,可直接定位到具体经办人。经办人员需确保凭证符合国家统一会计制度要求,如金额大小写一致、附件完整(如审批文件、验收单等)。 -
填制时效性与流程规范
经办人员应在业务发生或完成后及时填制凭证,防止事后补录导致记忆偏差。对于自制凭证(如领料单、工时记录表),需按单位内部规范填写;对外取得凭证(如发票)则需检查对方单位公章、金额等要素是否齐全。 -
特殊场景的补充要求
涉及退款、借款等业务时,经办人员需额外提供退货验收证明、银行收款凭证等辅助材料;电子凭证需确保系统留痕可查,并由经办人电子签名确认。
总结:原始凭证的填制以经办人员为核心,既是对业务真实性的背书,也是内部控制的重要环节。企业应通过培训强化经办人的规范意识,并建立复核机制,确保凭证质量。