供应商送货要求告知函是企业与供应商之间明确物流规范、确保高效协作的关键文件，其核心价值在于通过标准化流程减少误差、提升供应链效率。 重点包括清晰列明送货时间、包装标识、单据填写等强制性要求，同时需体现专业性、可操作性和双方责任划分，避免因沟通模糊导致纠纷。
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明确送货时间与流程
告知函需规定具体送货时段（如工作日9:00-17:00）、提前预约机制及延迟处理方案。例如，要求供应商在送货前24小时提供物流信息（如运单号、预计到达时间），并标注超时未送达的违约责任。对于特殊货物（如易碎品、温控品），需单独说明装卸要求和验收标准。 -
规范包装与标识
细化包装标准，如统一使用防震材料、外箱粘贴包含订单号、物料编码、数量的标签（必须机打不可手写），并注明环保或安全标识（如ROHS认证）。部分行业需附加质检报告或批次证明，确保可追溯性。 -
单据填写与盖章要求
强调送货单必须与采购订单信息完全一致，包括供应商名称、订单号、物料规格、数量等字段，且每页加盖公章。示例模板可附在函件末尾，避免格式混乱。同时明确电子单据与纸质版的等效效力。 -
异常处理与责任条款
列出常见问题解决方案，如货物破损时的现场签收规则、数量差异的补货时限（如72小时内补足），并注明争议解决途径（如协商或仲裁）。此部分需语言严谨，体现法律合规性。 -
长期合作优化建议
鼓励供应商反馈操作难点，定期复核要求合理性。例如，通过数字化系统（如ERP对接）简化单据流转，或提供季度培训同步最新规范，体现EEAT标准中的经验共享与持续改进理念。
企业应定期更新告知函内容以适应法规变化，并通过双方签字确认形成约束力。一份细节完备的函件不仅能降低运营成本，还能强化供应链信任基础。