档案室日常检查内容主要包括以下几个方面,综合多个权威来源整理如下:
一、档案存储环境检查
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温湿度控制
检查档案室温度(通常需控制在14-24℃)和湿度(45%-60%)是否达标,记录异常情况并采取调整措施。
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防火防潮防虫防鼠
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检查消防设施(灭火器、消防栓、报警装置)是否完好有效;
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确保档案柜密封性良好,无霉变、虫蛀迹象;
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清洁灰尘,防止粉尘污染档案。
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二、档案实体管理检查
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档案完整性
核对档案数量与借阅/归还记录一致,检查案卷排架次序是否规范;
- 发现损毁或遗失档案需记录原因并提出修复方案。
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分类标识规范
检查档案是否按预定分类归档,标签、编号是否清晰准确。
三、安全防护措施检查
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物理安全
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检查门窗锁具是否牢固,配备防盗门、监控设备;
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确保档案室无安全隐患(如电线老化、易燃物品堆积)。
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信息安全
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限制无关人员进入查阅区域,确保查阅流程规范;
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加密存储电子档案,定期备份数据。
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四、管理制度执行检查
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借阅与归还管理
核对借阅登记是否完整,归还档案是否及时归位;
- 检查是否存在违规借阅行为。
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销毁与转移规范
审查档案销毁流程是否合规,转移手续是否齐全。
五、设施设备维护检查
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消防系统
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检查灭火器压力、消防栓设备是否完好;
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测试火灾报警装置灵敏度。
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电气设备管理
排查线路老化、电器过载隐患,确保空调、照明等设备正常运行。
六、清洁与秩序维护
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环境整洁
清除档案室杂物,保持通道畅通,文件柜摆放整齐;
- 定期消毒,防止细菌滋生。
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标识与指引
确保查阅区域标识清晰,指引牌、目录等更新及时。
总结 :档案室日常检查需涵盖环境、实体、安全、管理等多维度,通过定期巡查与专项检测,确保档案的完整性、安全性和可用性。建议建立检查档案,记录问题与整改措施,形成持续改进机制。